회의의 종류도 여러 가지가 있다. 어떤 사안에 대해 문제가 발생했을 때 문제를 해결하기 위해 회의를 열 수도 있고, 업무 점검을 위해 회의를 할 수도 있다. 혹은 팀장급이나 중역급의 의사 결정에 따라 프로젝트의 방향성을 결정하기 위한 회의가 열릴 수도 있다. 어느 쪽이든 목적이 뚜렷하고 이에 대한 합의를 이루어야 효율적인 회의가 이루어질 수 있다는 것은 주지의 사실이다. 갑자기 회의가 소집되면 해당 사안에 대한 깊이 있는 아이디어를 생각할만한 시간도 없을 뿐더러, 참석자들의 집중도도 올리기 어렵다.

생산성 컨설턴트로 일하는 폴 액스텔은 참석자 전원의 의견을 들을 수 있는 회의를 만들기 위해서는 회의 규모를 작게 만들어야 한다고 주장했다. 4~5명 정도가 참석하는 회의는서로 경청하고 해결책을 제시할 기회가 더 많아진다는 것이 그 이유. 소수가 참석하는 만큼 협업해야 하는 사람들끼리 친밀감을 높일 수 있는 것도 장점으로 뽑혔다. 실제 4~5명만 참석하는 것은 어렵더라도 회의 참석자를 제한하는 시도는 꾸준히 이루어지고 있다. 구글에서는 모든 사람들이 의견을 낼 수 있도록 인원을 최대 8명으로 제한한다. 아마존에서는 회의에 참석하는 인원은 피자 2판을 나눠 먹을 수 있는 규모여야 한다는 규칙을 정했다. 한마디로 대규모의 인원이 회의에 참석하는 것을 방지하고 해당 이슈에 대해 발언권이 있는 사람만을 회의에 소집하는 것이다.

반면 회의에서 인원수를 제한하는 것도 중요하지만, 진행방향을 정해줄 수 있는 사람이 참석하는 것도 매우 중요하다. 실무진들끼리 방향성을 잡아놨는데 결재를 받을 때 회의 결과가 엎어진다면, 그 회의에 들였던 시간과 인적 자원은 결국 낭비한 셈이 되기 때문이다. 그런 점에서 해당 사안의 의사결정권자라면 회의의 주제와 목적을 이해하고 참석하는 것이 바람직하다.

회의시간이 길어질수록 업무 부담은 늘어나고 개인시간은 짧아진다. 워라밸(work and life balance, 일과 삶의 균형)이 소중하게 여겨지는 시대에 기한없이 늘어지게 되는 회의는 그 자체로 구성원들의 의욕을 낮추는 원인이 된다. 생산성이 떨어지는 것도 어찌 보면 당연한 일이다. 이런 상황을 피할 수 있도록 제각기 독특한 방법을 써 회의 시간을 제한하는 회사들이 늘어나고 있다. 회의실의 의자를 불편한 것으로 둬 회의시간을 짧게 유도하는 것이 한 예다. 편안한 의자에 기대서 회의를 할 때는 했던 말을 도돌이표처럼 반복하는 경우가 많지만, 불편한 의자에서는 회의를 빨리 끝내기 위해서라도 안건에 집중하는 빈도수가 늘어난다.

이와 비슷한 사례로 스탠딩 회의를 도입하기도 한다. 스탠딩 회의는 사전에 회의 자료를 숙지하고 모여 선채로 신속하게 의사결정을 하는 방식이다. 온라인게임 회사인 한게임의 기획자들은 스탠딩 회의를 도입하며 회의 시간이 15분이내로 줄었다.

당장 회의 방식을 바꾸기 어렵다면 회의 시작시간과 종료시간을 공지하고 그 스케줄을 정확하게 지키는 것부터 시작하는 것도 방법이다. 예를 들어 식사시간 1시간 전에 회의를 시작해 식사시간 전까지 회의를 끝내는 것이 그 예다. 처음에는 종료 시간을 넉넉하게 잡지만, 회의의 집중력을 위해서는 제한 시간을 조금씩 짧게 잡아가는 것이 바람직하다.

회의의 가장 큰 의의는 해당 사안에 대해서 사람들이 정보와방향성을 공유하고 협업할 자세를 갖추는데 있다. 회의의 마무리 단계와 그 이후는 이를 보다 공적으로, 구성원이 각각의 책임 하에 있는 작업량을 공유하고 점검하는데 쓰는 것이바람직하다. 특히 회의가 끝나기 전, 회의록을 대강 작성해두고 마지막으로 확인하는 과정은 다소 귀찮게 느껴질 수도 있지만, 전체적인 능률을 향상하는 데는 긍정적인 영향을 미친다. 회의 참석자들이 다른 사람들 앞에서 자신의 실행 계획을공표하면서 실행 가능성이 높아지는 것도 상기할만한 장점이다. 이후 회의록에는 합의된 상황을 적어 참가자들과 공유하면서 해당 프로젝트에 대한 방향성을 공적으로 기록해두면차후 회의에서도 자료로 쓰기 편하다.

엠브레인에서 직장인 1,000명을 대상으로 한 설문조사 결과70%가 넘는 사람들이 회의에 대해 ‘진행 중인 일에 대해 참여자 간의 의견을 교환하는 자리’ 내지는 ‘일의 진행 상태를팀원/부서원과 공유하는 자리’라고 답했다. 하지만 절반이 넘는 사람들이 ‘회의에 참여해도 발언권은 동등하지 않다’는데동의했고 ‘모든 회의 참여자들이 적극적으로 참여한다’라는의견을 제출한 사람은 24.6%에 불과했다. 그만큼 회의에 대해 긍정적인 인식을 지니고 있어도 실제 본인이 겪는 회의에서는 그 장점을 체감하기 힘들다는 의미로도 해석된다.

하루 아침에 회의문화를 바꾸기는 어렵지만, 조금씩이라도 회의를 능률적으로 바꾸려는 시도를 해보는 것이 어떨까? 이러한 노력이 이어진다면, ‘회의 참석하고 났더니 일이 쌓여서 야근을 해야 하는’ 비효율적인 회의 문화도 차츰 사라질 것이다.