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- 업무 능률을 높이는
사무실 책상 정리법
제2의 생활공간으로 오랜 시간을 보내는 사무실 책상.
프린스턴 대학교의 연구에 의하면 지저분한 책상은
정신 피로도를 높여 두뇌 집중력과 정보처리능력을 제한시킨다고 한다.
업무의 능률을 높이는 책상 정리 방법을 소개한다.
프린스턴 대학교의 연구에 의하면 지저분한 책상은
정신 피로도를 높여 두뇌 집중력과 정보처리능력을 제한시킨다고 한다.
업무의 능률을 높이는 책상 정리 방법을 소개한다.
반드시 필요한 것만 남긴다
사람이 하루에 물건을 찾는데 소비하는 시간은 30분에서 2시간이라고 한다. 사무실에서 한 달에 20일을 근무한다면 10~40시간을 낭비하는 셈이다. 작은 사무실 책상이지만 우리를 가장 곤혹스럽게 만드는 건 일하면서 쌓이는 서류들이다. 비슷한 서류들 속에서 당장 업무에 필요한 서류, 또 언젠간 필요한 서류를 찾는 것은 보통 힘든 일이 아니다.
회의에 참석해야 하는데 서류를 찾지 못해 모든 서류를 일일이 펼쳐 확인하고, 버리는 서류들에 중요한 서류가 끼여 들어가 버리는 바람에 식은땀을 흘린 경험이 한 번쯤은 있을 것이다. 그렇다면 서류정리는 대체 어떻게 해야 할까?
서류 정리의 기본은 전부 버리는 것이다. 옷이나 책처럼 모조리 꺼내 한곳에 모은 뒤 ‘전부 버린다’는 전제 하에 꼭 남겨야 할 서류만 골라낸다. 서류는 부피가 작고 언젠간 필요하게 될지도 모른다는 걱정 때문에 쌓이기 쉽다. 그렇기 때문에 전부 버린다는 각오가 서 있지 않으면 좀처럼 양을 줄일 수 없다.
따라서 ‘지금 사용하는 것’, ‘한동안 필요한 것’, ‘보관할 필요가 있는 중요한 것’ 등 용도가 확실한 서류 외에는 전부 버리도록 한다. 이때 포인트는 반드시 한 장 한 장 꺼내서 확인해야 한다는 것이다. 봉투에 담겨 있어도 광고지 같은 불필요한 것들이 섞여 있는 경우가 많으므로 일일이 내용을 확인해야 한다.
이와 함께 서류 정리를 할 때 반드시 필요한 것이 미처리 서류를 모아둘 박스다. 반송할 편지나 입금이 필요한 청구서 등 곧 처리해야 할 서류는 일단 미처리 박스에 넣어두었다가 정리한다. 미처리 박스로는 서류를 세울 수 있는 타입의 파일박스를 사용하는 것이 좋으며, 여의치 않으면 빈 박스나 클리어파일을 이용해도 된다.
“
정리를 하는 데는 ‘필요한 것만 남기겠다는’
마음의 준비가 필요하다
”
클리어파일과 상자를 사용하자
직장인들이 관리하기 어려워하는 것 중 하나가 영수증이다. 외근이나 미팅, 야근을 하면서 쓴 영수증은 회사에 제출해야 하기 때문에 관리가 필요하다. 간혹 영수증을 잃어버려 정산을 받지 못하거나 개인적으로 사용한 영수증과 섞이면서 곤란한 일이 생기기도 한다.
이럴 때는 클리어파일에 라벨지를 붙여 ‘회사 영수증’ 또는 ‘법인카드 영수증’라고 써놓은 다음 회사 일로 사용한 영수증만 모아둔다. 이때 일일이 사용내역을 확인하여 혹시라도 개인적으로 사용한 영수증과 섞이지 않았는지를 확인해야 한다. 이렇게 모아둔 영수증은 회사에 제출해야 할 날 한 번에 정리하여 제출하면 된다.
또는 영수증을 사진으로 제출할 수 있다면 사용할 때마다 사진을 찍은 후 즉시 파쇄하여 버리는 것이 쓸데없는 영수증을 쌓아두지 않는 방법이다.
이와 함께 사무실 책상을 어지럽히는 것은 문구용품이다. 문구용품은 도구류와 종이류로 분류할 수 있는데, 도구류는 펜, 가위, 스테이플러처럼 써도 줄지 않는 것을 의미한다. 도구류를 정리할 땐 펜을 먼저 살펴봐야 한다. 한동안 사용하지 않는 펜은 우선 잉크가 나오는지 확인하고, 학원이름이 새겨진 펜처럼 손길이 잘 안 가는 펜들은 과감히 처분한다.
또한 문구용품은 종류도 워낙 많고 소재도 크기도 다양한 만큼 서랍 안에 넣어두면 순식간에 어지럽혀지기 쉽다. 단단한 사각형 상자로 칸을 나누면서 각각의 문구를 세워서 수납하는 것이다. 스테이플러 심, 지우개, 펜 등 크기가 작은 것들은 액세서리 상자에 넣으며 흔들리지 않고 잘 정리된다.
정리를 하는 데는 ‘필요한 것만 남기겠다는’ 마음의 준비가 필요하다. 깨끗하게 정리한 후라도 마음의 준비가 확실하게 되어 있지 않으면 원상태로 되돌아갈 가능성이 크다. 마음의 준비란, 곧 습관이라고도 할 수 있다. 깨끗하게 정돈된 사무실 책상에서 일의 능률을 높이고 싶다면 지금 바로 정리를 시작해보자.
