기본적인 매너를 갖추는 일은 중요하다. 특히 직장에서라면 직장만의 매너가 존재한다. 모든 게 낯설기만 한 신입사원일 때는 적응하느라 바빠 이를 놓치기 쉽고, 잦은 실수를 하기도 한다. 회의와 미팅, 업무를 하면서 때때로 상사에게 매너가 없다며 지적을 받는 일도 발생한다. 그럴 때면 신입사원들은 자신이 무엇을 잘못했는지도 모른 채 당황하고 만다.

직장생활의 고수인 경력자들도 마찬가지다. 오랜 직장생활을 하면서 습득한 매너가 있지만, 사람이란 완벽할 수 없는 법. 한 번씩 미팅자리에 명함을 안챙기는 기본적인 실수를 한다든지, 후배라는 편한 마음에 해서는 안 될 말실수를 하기도 한다.
직장생활을 막 시작한 사람에게도, 오랜 경력자에게도 어렵기만 한 비즈니스 매너. 어떻게 하면 매너있는 직장인이 될 수 있을까?

직장에서 가장 많이 하는 실수 하나가 명함이다. 가장 기본적인 것은 명함을 잘 챙기는 것이다. 회의나 미팅에서 새로운 사람을 만나 자신을 소개할 때 명함을 건네는 것이 기본. 그러나 명함을 챙기지 못해 난처한 일들이 발생하는 경우가 있다. 상대방에게 자신을 알리지 못하는 것은 물론, 나중에 연락처나 메일주소가 필요한 상황에서 어려움을 겪을 수 있다. 만남의 장소에서 명함을 챙기지 못했다면 기본적인 것을 지키지 못한 사람으로 기억될 수 있다.

명함을 건넬 때도 지켜야할 매너가 있다. 명함은 낮은 직급의 사람이 먼저 높은 직급의 사람에게 건네야 하고, 방문 시에는 방문자가 먼저 건네야 한다. 명함은 글자가 상대방을 향하도록 건네고 손가락이 글자를 가리지 않도록 양 끝을 잡아야 한다. 명함을 받은 뒤에는 명함을 한 번 살핀 뒤 만나는 자리가 마무리되기 전까지 보이는 곳이 두는 것이 좋다.

회의실, 회식장소 등 대부분의 공간에서 상석은 출입문과 가장 먼 곳이다. 반대로 말석은 출입문과 가장 가까운 곳이라고 생각하면 된다. 출입문 쪽은 사람들이 자주 드나들기 때문에 앉아있는 사람이 불편함을 느낄 수 있고, 문을 열 때마다 밖의 소음이나 바람이 들어와 방해를 받기 쉽다. 만약 회의실에서 스크린을 사용해 발표가 있을 시에는 스크린을 마주 보는 쪽이 상석이 된다.

상사나 손님과 함께 식사를 할 때는 이들보다 먼저 식당에 도착해 편한 자리인 상석을 비워두는 것이 좋다. 벽에 기댈 수 있는 소파자리와 통로 쪽으로 놓인 딱딱한 의자자리가 있다면 소파자리가 상석인 것은 당연지사다. 식당마다 의자 배치가 다르기 때문에 상황에 따라 ‘가장 편한 자리’를 상석이라고 생각하고, 그 자리를 먼저 차지하는 우를 범하지 말아야 한다.

메일을 보낼 때는 메일제목에 가장 먼저 자신의 소속을 간단하게 밝히는 것이 좋다. 사내용 메일이면 소속된 팀명을, 사외용 메일이면 회사명을 적으면 된다. 예를 들면 ‘[희망나무] 금일 회의록 전달 드립니다.’와 같은 형식이다.

메일의 첫 문장은 수신을 향한 인사와 함께 발신인의 소속과 이름을 밝히는 것이 기본적인 비즈니스 메일 매너다. 메일 본문에는 메일 발송 목적을 상세하게 적고, 첨부파일이 있는 경우 이를 쉽게 파악할 수 있도록 ‘첨부파일 확인 부탁드립니다.’ 와 같이 알려주는 것이 좋다. 메일을 마칠 때는 인사와 함께 발신인을 재차 밝히고, 연락처 등이 적힌 서명을 넣어야 한다.

메일을 보낼 때 헷갈릴 수 있는 것이 바로 여러 명에게 메일을 쓸 때다. ‘받는 사람’과 ‘참조’가 헷갈릴 수 있는데, 메일을 대표해서 받는 사람을 ‘받는 사람’에, 그 외 해당 메일과 연관이 있는 사람들을 참조에 넣으면 된다. 다수의 사람을 수신 또는 참조에 넣을 경우, 직급 순으로 적는 것도 하나의 비즈니스 매너다.

비즈니스 매너에서 상급자와 하급자를 나누고, 상석을 챙겨야 하는 것이 권위주의적으로 보일 수 있다. 하지만 G20 정상회담이나 국빈 방문이 있을 시 자리배치 등을 통해 국가별 위상을 파악하는 것처럼, 비즈니스 매너는 상대방을 존중하는 방법이라는 것을 잊지 말자.