수시로 바탕화면을 깨끗이 정리하세요

직장생활의 애환을 다룬 드라마 <미생>에서 신입사원 장그래는 첫 번째 업무로 '파일 정리'를 시작합니다. 나름의 분류체계로 정리하지만 결국 오히려 일을 번거롭게 만들었다며 핀잔을 듣고 마는데요. 파일 정리가 잘 되어 있지 않다면 실수로 파일을 삭제해 휴지통을 뒤져야 하거나, 업데이트되지 않은 문서를 발송해 혼란을 겪는 듯 자잘한 실수가 발생하기 마련입니다. 무엇보다 여러 사람과 협업하는 업무를 수행할 때 파일 분류만 잘한다면 일의 흐름을 한 번에 파악할 수 있고, 인수인계 시에도 혼란이 줄어들지요. 아직도 바탕화면에 잡다한 파일이 가득하다면 먼저 정리가 필요합니다. 우선 하나의 폴더를 만들고 그 안에 업무 관련, 비업무 관련 폴더를 나눕니다. 이것을 대분류라고 합니다. 그 안에 팀 단위나 프로젝트 등 자신의 업무 방식에 맞는 소분류 파일을 만듭니다. 일간, 주간, 월간 단위로 폴더를 분류해도 좋습니다. 자신이 찾아보기 편한 방법을 선택하되, 일관적인 룰을 적용해야 합니다. 우선 바탕화면에 모두 처리가 끝난 파일들을 가지고 자신만의 폴더 정리를 시작해보세요. 완료된 프로젝트라면 가장 최근 업데이트된 최종본만 남기고 쓸모없는 파일은 모두 확인 후 삭제합니다.
사내에 폴더 또는 파일명 서식이 정해져 있다면 회사 서식을 따르고, 따로 규정이없다면 업무명과 세부사항, 날짜를 제목에 기재합니다. 추후에는 파일을 일일이 열어볼 필요가 없고 제목만 봐도 내용을 파악할 수 있어 편리합니다. 아무리 급하다고하더라도 자판을 대충 두드려 파일명을 정리하면 나중에 내용을 뒤지느라 쓸모없는 시간을 허비해야 합니다. 업무용 파일은 클라우드를 이용하면 좋습니다. 만약 중요한 회의에 노트북을 두고 왔다거나 컴퓨터에 문제가 생겼다면 곤란할 테니까요. 동기화 기능을 활용해 모든 파일이 실시간으로 클라우드에 저장되도록 연동하면중요한 파일을 잃어버려 허둥지둥할 일이 줄어듭니다.