회사에 예제가 있는지 '눈팅'하세요

모든 직장인이 거의 매일 이메일을 주고받습니다. 이메일은 어제에도 오늘도 그리고 앞으로도 비즈니스 커뮤니케이션의 기본 도구일 겁니다. 일단 이메일은 격식을 갖춰야합니다. SNS처럼 너무 가벼워도 곤란하지만, 기획서나 보고서처럼 딱딱할 필요는 없지요. 회사마다 지침과 분위기가 다르지만, 까다롭게 격식을 갖추는 회사는 보통 내부에 이메일 양식을 가지고 있을 가능성이 높습니다. 물론 이를 처음부터 교육하는 회사도 있지만, 눈치껏 배워야 하는 회사도 있지요. 일단 인수인계나 업무를 배울 때 주고받는 이메일을 꼼꼼히 살펴보세요. 잘 모르겠다면 상급자의 이메일을 보고 그대로 따라하면 좋습니다.

비즈니스 메일은 제목이 가장 중요합니다. 외부에 보내는 메일에는 회사의 이름을 대괄호에 먼저 적습니다. 내부에 돌리는 메일은 소속 부서만 적으세요. 괄호 다음에는 보낸 용건을 최대한 간결하게 요약하면 됩니다. 첨부하는 파일의 내용을 명시하고 인사는 꼭 넣고 싶다면 '안녕하세요'면 충분합니다. 정기적으로 이메일을 주고받는 상대에게는 소속을 밝힌 후 용건을 적고, 비정기적으로 주고받는 대상에게는 용건을 먼저 적고 소속을 붙이는 순서가 일반적입니다. 제목을 적은 후 본문에는 인사, 보내는 이의 이름, 소속과 직급을 먼저 밝힙니다. 인사 외에 내용을 덧붙이고 싶다면 계절이나 날씨 등을 활용하면 좋지만 너무 길거나 미사여구가 지나치게 많다면 자제하세요.

가장 중요하게 읽어야 하는 핵심 문단을 먼저 적고, 전체 내용이 길어진다면 이 부분을 밑줄이나 굵게 처리해 강조하면 좋습니다. 신입사원이라면 메일을 작성한 후 바로 전송하지 말고 보관함에 넣어두었다가 일정 시간이 지난 후 다시 읽어보세요. 작성할 때는 보이지 않았던 수정 사항이나 추가 내용이 발생할 수 있습니다. 이름과 소속, 직위, 연락처와 이메일 주소 등이 포함된 메일 서명을 첨부하면 신뢰도가 높아집니다.