회사의 능률을 결정하는 회의의 ‘질’

독단적으로 의사를 결정하기 보다는 각 조직원의 말을 경청하고 함께 의견을 모으는 자리이기에, 회의는 회사의 능률을 높이는 중요한 도구입니다. 그러나 백 번의 회의보다 한 번의 능률적인 회의가 더 낫다는 데는 이견이 없을 겁니다. 저마다 처해진 회의의 목적과 주제, 패턴은 다르지만 회의에 임하는 ‘내’ 자세는 일관적이어야 합니다. 일단 신입사원이라면 이미 지나간 안건이나 현재 하고 있는 얘기의 흐름을 파악하기 어려워 지각은 절대 금물입니다. 내용을 모르면 의견을 내도 신뢰를 얻기 어렵죠. 회의를 이끌어갈 자신이 없다면 상사의 정면 자리는 피하세요. 회의 주도자의 바로 양 옆은 의외로 시선이 닿기 힘들어 부담이 덜합니다. 시간이 있다면 미리 회의 목적을 숙지하고 참여하길 권합니다. ‘일단 모이는 회의’보다 ‘목적이 있는 회의’가 빠르게 의사결정을 이끌어낼 수 있습니다. 회의를 주도하는 사람이라면 특히 반드시 결론을 지어야 하는 안건을 미리 적어 두고 회의 시작과 함께 목적을 팀원에게 설명해주세요. 안건은 최소화하되 아래의 항목을 결정하면 그 회의는 성공입니다.

어떤 일을 언제까지 해서 무슨 아웃풋을 내야 하는지

좋은 회의는 다수결이나 결정권자의 주도로 결론을 내리는 자리가 아닙니다. 침묵을 지키기보다는 무엇이든 말하는 것이 낫습니다. 다양한 이야기를 꺼내고 이에 대한 코멘트도 자유로이 주고받는 분위기를 조성할 필요가 있습니다.